Quy trình nhận đặt phòng khách sạn
Bước 1: Xác định yêu cầu đặt phòng
Nhân viên cần lưu lại các thông tin sau:
- Thông tin cá nhân cơ bản của khách lẻ hoặc khách đoàn
- Họ tên tên khách, tên đoàn khách, họ tên người đăng ký.
- Địa chỉ, số điện thoại, số fax (kể cả mã vùng), email của khách.
- Số lượng khách (nếu khách đi theo đoàn)
- Thông tin cơ bản về việc đặt phòng
- Ngày, giờ đến của khách và thời gian lưu trú.
- Số lượng phòng và loại phòng.
- Giá phòng và hình thức thanh toán
- Loại đặt phòng (đảm bảo hay không đảm bảo)
- Các yêu cầu khác của khách (nếu có).
Bước 2: Kiểm tra khả năng đáp ứng của khách sạn
Khi nhận yêu cầu đặt phòng của khách, nhân viên đặt phòng phải kiểm tra trên hệ thống phần mềm quản lý của khách sạn để xác định xem các loại phòng với số lượng phù hợp còn trống có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng hay không.
Để tăng hiệu suất cung cấp phòng, tránh tình trạng khách ảo, khách sạn thực hiện nhận đặt phòng lớn hơn khả năng thực tế của mình, tỷ lệ phần trăm được chỉ định trước. Đề cập đến hành động này, còn gọi là Overbooking.
Bước 3: Nhập thông tin đặt phòng vào hệ thống
Nhân viên nhập dữ liệu đặt phòng vào hệ thống máy tính theo một mẫu, do lễ tân quản lý.
Có 2 loại mẫu đặt phòng:
- Mẫu đặt phòng cho khách lẻ
- Mẫu đặt phòng cho khách đoàn
Bước 4: Khách sạn xác nhận và lưu lại thông tin đặt phòng
Nhân viên xác nhận lại thông tin đặt phòng của khách theo quy định của khách sạn để tránh sai sót sau khi nhận đặt phòng. Khách sạn cần lưu giữ và cập nhật đầy đủ thông tin của khách và thông tin về đặt phòng trong hệ thống máy tính.
Bước 5: Liên lạc với khách để khẳng định lại thông tin
Khách sạn thường liên hệ với khách hàng trước một khoảng thời gian – 15 ngày trước khi đặt phòng đối với khách theo đoàn và 3 ngày trước với khách lẻ – để xác nhận lại thông tin về việc đặt phòng. Điều này cũng có nghĩa là để xác nhận các trường hợp hủy bỏ hoặc thay đổi thông tin.
Bước 6: Cập nhật tình hình đặt phòng
Mỗi ngày nhân viên sẽ cập nhật và tổng hợp các thông tin liên quan đến giao dịch để khách sạn có thể hiểu rõ tình hình khách thăm quan, chuẩn bị tốt các hồ sơ, cũng như cung cấp dịch vụ chu đáo nhất cho khách.
Để ứng tuyển vào vị trí nhân viên đặt phòng hoặc nhân viên lễ tân khách sạn, người ứng cử sẽ được huấn luyện và đào tạo về quy trình và công việc cụ thể theo quy định của từng khách sạn. Nhận đặt phòng là một trong những nhiệm vụ của nhân viên này và dưới đây là các bước cơ bản của quy trình nhận đặt phòng.
Ngọc Hạnh Hotel cảm ơn quý khách hàng đã tin tưởng lựa chọn dịch vụ của chúng tôi!